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Gestión de procesos en la empresa. Programas y herramientas BPM

El Business Process Management (BPM) es un sistema de gestión de operaciones que se ocupa de la mejora de los rendimientos empresariales mediante la organización y la optimización de los procesos de negocio en las empresas.

Aunque pueda ser redundante, se puede definir como un proceso de optimización de procesos que permite a las organizaciones ser más eficientes, más eficaces y añadir todas las ventajas para cambiar un sistema de gestión jerárquico, tradicional, otros más funcionales y operativos. Estos procesos pueden reducir los costes y, sobre todo, proporcionar más ingresos a la organización que los aplica.

Los procesos BPM se orientan a crear claridad en la gestión estrategia de la empresa, una alineación entre los recursos de la firma y la consolidación de una disciplina en la realización de las actividades diarias.

En las acciones más comunes del Business Process Management se suman procesos automatizados, el control, medición y optimización de los flujos de las actividades empresariales en favor de alcanzar los objetivos. Análisis que evalúan qué es lo que deben hacer los sistemas productivos, los empleados, los clientes o los socios dentro y fuera del ámbito físico de la empresa para alcanzar los objetivos prefijados. Hoy en día, estos procesos automatizados están muy presentes en las tareas más cotidianas de cualquier empresa somo puede ser la facturación, gestión de clientes o la gestión de documentos, de hecho es en este área donde ploriferan la mayoría de programas como por ejemplo el software para la gestión documental de R2 Docuo.

Procesos sobre tareas

En la fórmula de este modelo, se presta más atención a los procesos de gestión que a las tareas en sí. También es imprescindible crear agilidad operativa para proporcionar valor a los clientes y, por extensión, también a los ciudadanos. Hablamos de aplicar calidad y  excelencia en todos los niveles de la actividad de la empresa.

La manera más habitual de trasladar esta perspectiva de trabajo y de organización a las empresas es llevándolas al corazón de los flujos de trabajo a través de aplicaciones informáticas. Unas herramientas profesionales que pueden marcar diferencias cuando se aplican con autoridad y oportunidad.

Aunque es cierto que la automatización es sólo una parte del proceso de la filosofía del Business Progress Management, la tecnología es lo que ha hecho que esta fórmula se haya popularizado, sobre todo, por su escalabilidad y por abaratar costes de implantación. Tanto que se ha convertido en la guía de empresas de cualquier tamaño, y, mejor aún, en una referencia para profesionales no iniciados.

Las mejoras introducidas por las aplicaciones más difundidas entre los años 2010 y 2012, las de la últimas grandes mejoras de los modelos suites, han supuesto la introducción de algunos procesos de simulación basados en la actividad cognitiva humana.

En esta línea, las mejores suites han introducido plataformas de análisis combinado sobre distintas simulaciones para ofrecer las mejores opciones. En tiempo real. Unos modelos que también han mejorado con la introducción de acciones de reingenierización que permiten adaptar procesos desde cero para conseguir los mejores resultados posibles en todo momento.

Modelo estratégico

Los gestores tienen a su alcance, por tanto, un modelo de gestión que funciona al mismo tiempo como simulador, y, bien mirado, hasta como consejo asesor digital, para analizar modelos de acción sin exponer a la organización y a los recursos de la empresa a vaivenes especulativos que, caso de resultar fallidos, pueden perjudicar la cuenta de resultados. Es lo que se conoce como modelo ‘¿qué pasaría si?’. Se trata de modelos de simulación que pueden adelantar futuros concretos más o menos reales o reconfigurar escenarios sobre bases totalmente especulativas.

Las mejores suites BPM permiten añadir en la simulación cualquier cambio súbito en las reglas de juego del mercado, en la forma en la que interactúan los actores sobre el sector o el negocio. Con ello, resulta más fácil definir cómo proceder o solventar dudas estratégicas sin riesgo alguno.

Con este modelo, se puede hacer frente a los cambios en el ecosistema en el que se vive la empresa y adoptar medidas anticipadas y flexibles en la medida en que, por ejemplo, se puede estar en disposición de tener más tiempo para resolver cuestiones que de otro modo llevarían largos periodos de análisis y el bloqueo de recursos.

Con los modelos Business Process Management, los experimentos son todos con gaseosa.

Gestión de empresas

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