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Tips para darle un mejor uso a Excel

MS Excel es un programa muy completo en el cual existen muchas formas de ganar tiempo. Aquí encontrará la manera de utilizar los tips más comunes y útiles, los que le permitirán descubrir que sólo estaba utilizando un porcentaje mínimo de las funciones disponibles en esta planilla de cálculo.

1. Edición de fórmulas. Para borrar el contenido mientras está editando una fórmula en la barra de fórmulas, primero debe seleccionar los caracteres o números que quiere modificar, y luego pulsar la tecla Supr. Si no quiere tardar tiempo seleccionando los caracteres, pulse la combinación de teclas Ctrl+Supr y se borrarán todos los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de la línea.
Le vamos a dar un consejo para editar una fórmula compleja. Para que el Excel la reconozca sólo como texto, cópiela en otra celda y sáquele el signo igual. Una vez que realizó esto, puede trabajar en la fórmula original. En el caso que los resultados no sean los esperados, restaure la fórmula desde la copia de resguardo, agregándole el signo igual adelante.

2. Repetición de acciones. Cada vez que tenga que aplicar un mismo formato o ejecutar una misma orden, la tecla F4 es una buena opción para superar esto, ya que almacena la última orden o formato aplicado. Para que esto resulte, escriba un texto o un número en dos celdas y, después, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas. Luego, active la segunda celda y presione F4; esta celda también adoptará el formato negrita. Si necesita realizar una nueva comprobación de la utilidad de este comando, pulse la tecla Supr (Suprimir) para borrar el contenido de la celda. Nuevamente, active la celda y presione F4; y verá que la misma queda en blanco.

3. Ancho de las columnas. Una eficaz solución al problema de obtener columnas no contiguas de igual ancho es, primero, seleccionar la columna con el ancho que desea aplicar en la nueva con un clic en la cabecera. El segundo paso es posarse con el cursor sobre ella, haciendo un clic en el botón derecho del mouse para abrir el menú contextual. Luego, hace un nuevo clic en el ítem Copiar, y vuelva a cliquear en la cabecera de la columna de destino, para abrir otra vez el menú contextual con un clic derecho y poder seleccionar el comando Pegado especial. El último paso es marcar la opción Ancho de las columnas y presionar Aceptar.

4. Atajos de filas y columnas. Si no quiere utilizar el mouse, existen ciertas combinaciones de teclas para realizar cambios en filas y columnas del documento. La combinación de teclas Ctrl+9, sirve para ocultar fila; Ctrl+Mayúsculas+8, muestra la fila; Ctrl+0, oculta la columna; y Ctrl+Mayúsculas+9 sirve para mostrar columna.

5. Más combinaciones. Excel posee un variado conjunto de combinaciones de teclas y entre los que resultan más útiles se encuentran: para generar un gráfico automáticamente, y que el mismo tome los datos de un rango previamente seleccionado, se utiliza F11; para agregar una nueva hoja de trabajo en el libro, presione Mayúsculas+F11; para abrir el editor de Visual Basic y poder escribir y modificar los macros en ese lenguaje, pulse Alt+F11; para ejecutar una macro, se presiona Alt+F8; para cambiar la fuente, Ctrl+Mayúsculas+F; y para cambiar el tamaño de la fuente, Ctrl+Mayúsculas+M.

6. Números fraccionarios. Para que no le sea tan tedioso introducir números fraccionarios en la planilla de cálculos, debe cargar el número de la siguiente manera: Si tiene que ingresar 3/5, escríbalo así: 0 3/5, mientras el programa lo almacena internamente como 0,6. Siempre recuerde proceder de la misma manera con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria.

7. Copia rápida. El método para copiar el contenido de una celda en las contiguas de manera automática consiste en activar la celda que contiene los datos que necesita, haga clic en el cuadrado que la celda tiene en el vértice inferior derecho y, sin soltar el botón izquierdo del mouse, arrástrelo en el sentido que desea. Inmediatamente, cada una de las celdas marcadas, toma el contenido de la celda fuente (valor, fórmula, formato, etc.).

8. Repetir el contenido de la celda superior. Si quiere escribir dentro de una celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente superior, la forma más rápida es presionar Ctrl+ ‘ (apóstrofe).

9. Repetir el contenido de la celda inmediatamente a la izquierda. Para copiar el mismo contenido de la celda inmediatamente a la izquierda, debe presionar Ctrl+D.

10. Insertar comentarios. Excel permite agregar comentarios en cada una de las celdas. Para ello, pulse simultáneamente Mayús+F2 sobre la celda deseada y aparecerá el cuadro de comentario para que lo pueda rellenar.

11. Más de una línea en la misma celda. Un texto puede tener dentro de la misma celda más de un renglón, modificándose el alto de la misma para poder visualizar todo el texto. Esto se puede hacer escribiendo los datos que se deseen, y pulsando Alt+Intro, lo que permitirá que el cursor se desplace a una nueva línea sin cambiar de celda.

12. Rellenar rango de celdas. Si desea escribir rápidamente un mismo valor o texto en un rango de celdas, primero debe seleccionar el rango a rellenar y luego introducir el valor o texto en cuestión. Segundo y último paso presiona la tecla Ctrl seguida de Intro, y todo el rango seleccionado tendrá el nuevo contenido.

13. Auto suma. Existe un atajo para realizar sumas en la hoja de cálculo, primero hay que seleccionar el rango de celdas que desea sumar, y luego presionar simultáneamente Mayús+Alt+=, obteniendo el mismo efecto que si se hubiera pulsado el botón Autosuma.
En el caso que necesite sumar rápidamente tres números, escriba cada uno en celdas contiguas (5, 6, 7) y marque el rango. Luego observe en la parte inferior derecha de la barra de estado de Excel, que existe un cuadro con la leyenda Suma: (18), y el total buscado. Además si hace un clic en el botón derecho del mouse se desplegará un menú contextual con otras operaciones: Promedio, Cuenta, Más, Mín, ect.

14. Desplazamiento rápido con barras de desplazamiento. Hay una manera de ir aún más rápido de una zona a otra de la planilla extensa que arrastrar los controles deslizantes de las barras de desplazamiento; esta es manteniendo pulsada la tecla Mayús, mientras se arrastra con el cursor la barra de desplazamiento.

15. Selección de rango de forma exacta. Cuando las hojas de cálculo son muy complejas, muy grandes o con celdas muy pequeñas es difícil seleccionar un conjunto de ellas arrastrando con el mouse. Pero lo que se puede hacer en estos casos es seleccionar la primera celda, presionar Mayús y luego posicionarse en la última celda del rango, lo que permitirá seleccionar todo el rango comprendido en ese rectángulo imaginario.

16. Mover los botones de las barras de herramientas. Para reubicar o eliminar los botones de las barras de Tareas de casi todo el paquete Office existe una manera ágil y sencilla: mantener pulsada la tecla Alt y arrastrar el botón deseado hasta su nueva ubicación. Si se desea eliminar, se arrastra hasta el documento y lo soltamos allí. En caso de querer recuperar o agregar botones, se debe ir a Menú y elegir la opción Ver / Barras de herramientas / Personalizar.

17. Autocompletar más rápido. Un método más rápido para cargar datos repetitivos en la hoja de cálculo es activando la función Autocompletar. A su vez la propia herramienta presenta una alternativa para agilizarlo aún más, cuando este cargando una lista de valores y deba repetir uno, desde la celda activa por llenar, ejecute la combinación de teclas Alt+Flecha abajo. De esta forma, se desplegará un menú con los valores incorporados previamente y seleccione el que corresponda. Puede obtener el mismo resultado haciendo clic derecho sobre la celda y cliqueando, en el menú contextual, la opción Elegir de la lista.

18. Textos exactos. Hay que tener cuidado si en Filtro avanzado se utiliza un criterio para un campo de texto, en especial si se debe guardar mucha exactitud. Por ejemplo, en el campo Nombre se deben filtrar aquellos que se llaman Juan. Si como criterio se escribe J, esto incluirá en la lista filtrada nombres como Jorge, Joaquín, Julián, etc. Para asegurarse que sólo filtre la palabra o texto exacto escriba la condición de la siguiente manera: =“=Juan”. No olvide los dos signos igual.

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Comentarios

4 respuestas a “Tips para darle un mejor uso a Excel”
  1. Juan Manuel González Guerrero dice:

    ¡Muy bueno! Ahora podré sacarle el jugo a esta aplicación.
    ¡Gracias por compartir esta info!

  2. otto bonilla dice:

    Lo primero que haré es guardar este documento, pues veo que tiene paso a paso que debo hacer para que Excel sea mas productivo para mí. Muchas gracias porque así le sacaré mas provecho a esta herramienta. !Felicitaciones!, esta buenísimo.

  3. ventsislava pavlova dice:

    Hola, quisiera saber como reiniciar las combinaciones de teclas (hotkeys) para el Excel 2010… Las mias cambiaron y no se cuales son ahora y eso hace mi trabajo mas lento y dificil. Gracias


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