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Tips para un mejor uso de MS Word

El procesador de textos MS Word brinda muchas posibilidades para agilizar las tareas diarias. Tiene herramientas muy útiles pero algunas son muy difíciles de encontrar, por eso le ofrecemos una lista de tips para mejorar su productividad:

1. Manera alternativa de seleccionar. El uso de esta herramienta no es muy frecuente, pero si sabe el truco le será mucho más fácil. Manteniendo pulsada la tecla “ALT”, le permitirá seleccionar bloques verticales de cualquier ancho y en cualquier posición del documento; mientras realiza el procedimiento que se utiliza habitualmente, apretando el botón izquierdo del mouse y arrastrando el mismo sobre el texto que deseamos seleccionar.

2. Formato rápido de palabras. No es necesario perder tiempo seleccionando una palabra para ponerla en negrita, cursiva o subrayarla, con dejar el cursor en cualquier parte interior de dicha palabra y pulsar el botón de la función que queremos (o sus correspondientes atajos de teclados: Control-S, Control-N, Control-K) el cambio se realizara. En caso de que este truco no funcione, hay que seleccionar del menú, Herramientas, Opciones, Edición y hacer clic en la opción Seleccionar automáticamente la palabra completa.

3. Texto normal. Para quitar todos los atributos especiales del texto seleccionado (negrita, cursiva, etc.) presionamos “CTRL” y “Espacio” en forma conjunta.

4. Auto texto. Existe una posibilidad para que cuando vaya a escribir una frase, oración o párrafo que utiliza con frecuencia, Word adivine sus intenciones. Debe habilitar el Auto Texto, que al escribir las primeras letras de una palabra, aparece una ventana que con sólo pulsar la tecla “ENTER” escribe el texto completo.

Si desea crear nuevas entradas de Auto Texto, la escribe una vez y formatea el texto como quiere que se vea; luego marca, y selecciona Insertar, Autotexto, Nuevo y le asigna un nombre que le permita recordarlo cuando vaya a utilizarlo.

En otra oportunidad cuando escriba las primeras letras del nombre dado al autotexto, le aparecerá la mencionada ventana y con sólo pulsar “ENTER”, el texto quedará insertado de manera completa en el documento. En caso que le apareciera la ventana porque lo que esta escribiendo coincide con las primeras letras del autotexto definido pero no lo quiere utilizar, simplemente siga escribiendo y la ventana desaparecerá sola.

5. Reglas de sangría. Para no perder tiempo usando la barra espaciadora o la tecla “TAB” para introducir la sangría al iniciar cada párrafo, puede aplicarse a todo el documento de forma automática mediante la regla superior (en caso de no estar visible, seleccionar del menú Ver, Regla). Podrá ver que en el borde izquierdo aparecerán dos triángulos “deslizantes”, uno arriba y otro debajo de la regla. El triángulo de arriba es el que fija la posición en que se escribirá la primera línea de cada párrafo, mientras que el de abajo, sitúa la posición del margen izquierdo. De igual manera, existen dos triángulos para la sangría derecha, pero estos no son de uso habitual. Estas reglas no sólo sirven para aplicarlas a nuevos documentos, sino también en aquellos ya existentes; pudiéndose utilizar selectivamente a todo el documento o a uno o varios párrafos elegidos.

6. Buscar y sustituir. Para cambiar cada instancia de una palabra o frase y su formato, o sustituirla por determinados “caracteres especiales”, esta herramienta es la indicada para hacerlo. Con ella podrá acomodar cualquier texto según sus necesidades específicas. Los “caracteres especiales” dentro de Buscar y Sustituir por se identifican con una combinación del carácter ‘^’ seguido de una letra, por ejemplo: ^p significa nuevo párrafo, ^t indica tabulación; en el menú desplegable de caracteres especiales aparecen muchos más.

Para eliminar determinados caracteres, sólo hace falta dejar vacía la sección de Sustituir por.

7. Guardar documento. Existen dos opciones dentro del menú para guardar documentos: “Guardar” y “Guardar Como”. Podrá acceder directamente a ellas presionando “CTRL” y “G” (o “ALT”, “Mayús.” y “F2”) para la primera y “ALT”, “Mayús.” y “F12” para la segunda opción.

8. Cerrar documentos. Como en el truco anterior, puede cerrar rápidamente el documento actual presionando “CTRL” y “R” (o “CTRL” y “F4”). Si el documento no ha sido salvado, aparecerá el cuadro de diálogo que le permite salvar los cambios antes de cerrarse.

9. Documento en blanco. Para comenzar a trabajar en un documento nuevo, la forma más fácil y veloz es presionar “CTRL” y “U”.

10. Copiar, cortar y pegar. Como en casi todas las aplicaciones que funcionan en Windows, se puede copiar, cortar o pegar texto con las combinaciones de teclas “CTRL” y “C” para copiar, “CTRL” y “X” para cortar (o “Mayús” y “Supr”), y “CTRL” y “V” para pegar.

11. Aplicar títulos. Para aplicar rápidamente el formato de título (uno de los tres posibles), podemos presionar simultáneamente “CTRL”, “Mayús.” y “1” (o “2” o “3”) y el texto seleccionado tomará ese formato.

12. Copiar formato. Si lo que quiere es copiar el formato del texto que tiene en el portapapeles (previamente copiado con “CTRL” y “C”) a la selección de texto actual, puede presionar “CTRL”, “Mayús” y “C”. El texto seleccionado tomará el formato sin ser reemplazado.

13. Deshacer y rehacer. Los atajos de teclado para deshacer la última acción en Word son “CTRL” y “Z”, o bien “ALT” y “Retroceso”. Si desea rehacer algún cambio que ha deshecho, presiona “CTRL” e “Y”.

14. Notas. En cualquier momento puede escribir una nota al pie mediante las teclas “ALT”, “CTRL” y “O” o bien al final del documento si presiona “ALT”, “CTRL” y “L”.

15. Herramienta de contar palabras. La barra de herramientas “Contar Palabras” permite actualizar fácilmente el conteo de palabras en un documento sin tener que ir al cuadro de diálogo “Contar palabras”. Adicionalmente, presenta más flexibilidad ya que permite contar las palabras de los encabezados y pies de página de su documento.
Para activar esta función en el menú, seleccione Ver, luego Barra de herramientas y después Contar Palabras.

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